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美文講座

【添削編】質問メール

メル子先生の添削コーナー

bibun1-3.jpg

投稿メールを特別講師の美文メル子先生が添削!
さて、添削結果はいかに。

※投稿メール原文では本名や住所などの情報を記載いただいている場合、
掲載時には、仮名・仮住所などに置き換えております。


mail-2.png投稿メールより:ぽっぽさん

件名:●△△製作の件●

会員番号12345のぽっぽです。
いつも大変お世話になっております。
さて、△△製作の仕様書について質問です。
2ページめの中ほどにある英文のスペルが、
印刷の関係で潰れていて読めないのですが、
この部分はなんと書いてあるのでしょうか。
ご面倒をおかけしますがどうかよろしくお願い致します。
大変失礼しました。
ぽっぽ(ZA123045@bibun.ne.jp)
bibun1-4.jpg 質問の内容は、ゆっくりと読み進めればよくわかるので、ポイントは伝わっていて良いかと思います。
ただ、質問というものは、回答者にとって、ある程度急いで回答しなければならなかったり、確実に説明しなければならないものです。
しかし忙しい時は、メールもなかなかゆとりをもって見られる状況ではない事が多いので、もう少し工夫をするとより親切です。
例えば、「2ページめの中ほど」の"中ほど"とあいまいな語を使わず、「後ろから○行目」「前から○段落目の△行目」など、なるべく簡単に探せるような工夫をすることで、相手もよりわかりやすくなるかと思います。

mail-2.png投稿メールより:こばとさん

件名:△△製作の件:質問

会員番号98765のこばとです。
いつもお世話になっております。
さて、△△製作の件でいくつか質問がございます。
まず、仕様書にありますカッコの使い分け方ですが、
どの状況でどのカッコを使うのかが良く分かりません。
次に、納品は全部まとめてお送りした方が良いのか、
出来上がった順にその都度お送りすべきでしょうか。
それに関連してですが、
全ファイルとも最終納期までにお送りすれば良いのでしょうか。
中間納期などの設定はございますか。
お手数をおかけしますが、
どうかよろしくお願い致します。
bibun1-5.jpg まず、「どの状況でどのカッコを使うのかが良く分かりません。」と言ってしまってますが、分からないという事実だけを述べている事になるので、少々不親切ですね。「何についての回答がほしい」旨を明記するとよいでしょう。
それから、2つ目の質問の段落「次に〜〜」の部分では2択の質問になっていますが、読みにくいですね。「〜したほうが良いですか、それとも、〜のほうが良いですか」と接続詞を用いたり、文末を統一すると読みやすくなります。
最後の質問の段落では、お仕事をすでになさっているのかしら? 仕事の折り返し地点を視野に入れるという、ちょっと気づきにくい点も、しっかりと見えて確認しており、よいかと思います。

mail-2.png投稿メールより:megさん

件名:<質問>△△製作の件

会員番号00000のmegと申します。大変お世話になっております。△△製作の
件で質問が3点ありますのでよろしくお願いします。
1・カッコ書き
仕様書にあるカッコ書きの件ですが、さまざまな種類のカッコが混ざっている
のでどう使い分けて良いかわかりません。規則がございましたら、お知らせい
ただけると助かります。
2・納品方法
メールでの納品方法ですが、複数ファイルにわたる時は全部出来上がってか
ら、一度にお送りした方がよろしいのでしょうか?それともファイルごと、出
来上がりしだい個別にお送りしたほうがよろしいでしょうか?
3・納期日程
すべてが最終納期に間に合えばよろしいでしょうか?もしファイルごとに個別
に納期が決まっておりましたら、ご連絡お願いいたします。
お忙しいところ申し訳ありませんが、ご回答の方、よろしくお願い致します。
--
meg
○○@△△.□□.ne.jp
bibun1-4.jpg ほぼ、完璧ですね♪
気になるといえば、改行の仕方です。箇条書き以外の部分では、句読点などで、適宜改行しましょう。
また、megさんは投稿画面の範囲の中で、なんとか見やすくしようとされたことがよくわかりました。ただし、改行キーを押しているために、中途半端なところで改行された形になってしまいましたね。改行キーを使うときは、句読点や文の区切りなどで、適宜行いましょう。
メールはまずは目からの情報ですので、そのほうが印象がよいでしょう。

あと、「ご連絡お願いいたします。」ですが、これでも悪くはないのですが、やや、つっけんどんな印象も持ってしまいます。「お知らせいただけますでしょうか。」などの言葉の方が、柔らかい印象となり、ベターだと思います。

mail-2.png投稿メールより:ちむさん

件名:△△製作の件・質問

会員番号794613のちむです。
△△製作の件でいくつか質問があるのですが、
お聞きしてもよろしいでしょうか。
(1)仕様書に書かれているカッコ書きの指定なのですが、いろいろなカッコがあ るのでまだうまく使い分けることができずにいます。もし規則性などがありま したら教えていただけないでしょうか。
(2)納品はメールでお送りすることになっていますが、全ファイルが仕上がって からまとめてお送りした方が良いでしょうか。それとも仕上り次第順次お送り した方がよろしいでしょうか。どちらでも対応できるように致します。
(3)納期日程についてですが、全ファイルとも最終納期までに提出すればよろし いでしょうか。ファイルごとの納期などはございますか。ご指示に従って提出 できるようにしたいと思っております。
(4)メールをお送りする際にはCCに会社のアドレスを入れていますが、これは どのメールにも必要でしょうか。CCを省いた方が良い場合がありましたら教 えていただけませんか。
(5)納品時の圧縮はLZH形式とのご指示を受けていますが、ZIP形式は不可でしょ うか。もしLZH形式に統一するということであれば、そのようにさせていただき ます。
お手数をおかけして申し訳ございません。
どうかよろしくお願いいたします。
ちむ(abcdeoo@bibun.ne.jp)
bibun1-5.jpg ちょっと残念なのが、せっかく数字までつけて項目に分けてあるのに、ずらずらと書いてあり、項目別に分けている良さを生かせていませんね。
項目に分けるということは、"箇条書きにする"ということにつながります。と言っても、やはり質問メールですから言葉づかいは多少、気を使いたいものです。
箇条書きの場合は最低限の情報(事実など)を記載します。ですから質問の場合は、自分の考えや現状の説明などを記載する必要はありません。ただ、(5)の最後の1文などは、可能である旨は明記した方が親切です。質問という訳ではないので、「本文の内容から外れているもの、コメント」として、カッコ書きや"#"を使って区別するとよいでしょう。
最後に、悪くはないのですが、文頭の「お聞きしてもよろしいでしょうか。」という部分では、質問メールを出している時点で何らかの応答を求めていることになるので、苦笑する方もおられるかもしれません。
「ご回答いただけますでしょうか?」「ご回答をいただけると幸いです」などとすると、スマートになりませんか?(^_^)

mail-2.png投稿メールより:ほなみさん

件名:△△製作の件・質問

会員番号11111のほなみです。
△△製作の件で3点ほど質問がございます。
(1)カッコ書き
各種カッコの使い方に規則などはありますか?
(2)納品
複数ファイルにわたる場合、
一括納品の方がよいですか、
それともその都度納品する方がよいですか?
(3)納期日程
すべてが最終納期に間に合えばよいのでしょうか?
または各ファイルごとに納期が設定されていますか?
上記の3点は保留にしたまま作業を進めますので、
できれば一両日中にご返答願えませんでしょうか。
お忙しいところ大変申し訳ございません。
どうかよろしくお願い致します。
ほなみ(abcdef@abc.ne.jp)
bibun1-4.jpg 全体的には良いと思いますが、一箇所だけ惜しかったですね。
ニュアンス的な問題なのですが、「ご返答願えませんでしょうか。」といった場合、相手によっては「答えろってこと?」と解釈される方もいるかもしれません。確かに答えてもらわなければならない事ですが、「ご回答いただけると幸いです。」など少し余裕を持たせた言い回しの方がベターだといえますね。
また、"返答"でも良いのですが、"回答"などのほうがよりやわらかい印象となり適切かと思います。
それから、今回は問題ないのですが、項目の分け方、項目名の付け方でわかりやすさが違ってくるので、だれが読んでもわかりやすいものを心がけましょう。

mail-2.png投稿メールより:ルカさん

件名:△△製作についての質問

△△製作担当者様
この度△△製作業務をさせて頂くことになりました、
美文花子と申します。
今後とも宜しくお願いいたします。
早速ですが、仕様書について不明な点がございましたのでご指導お願いいたします。
  カッコ書き:各種カッコの使用がございますが、その違いをお教えください。
  納品:複数ファイルにわたる場合、一括して納品してもよろしいでしょうか。
  納期日程:各ファイルごとにも納期が設定されているのでしょうか。

以上3点です。
お引き受けいたしました作業の納期が2日後となっておりますので、勝手ではございますが本日中にお返事を戴けると大変助かります。
お忙しいことと存じますが、宜しくお願いいたします。

美文花子(No.00000)
bibun1-5.jpg 項目のレイアウトなど工夫している点がよいですね。また、期限付き回答をお願いする上で、理由を述べる点もすんなり理解できるので良いと思います。
ただ、仕様書についての疑問は"質問"するものであって、指導を仰ぐ性質のものはほとんどないのではないかと思います。ですから、文頭は「〜〜ので、ご回答をお願いいたします。(お教えください)」あたりが妥当な言い方だといえますね。
あと、箇条書き部分は見た目にとても簡潔でスッキリとしていて良いですね。ただ、少しばかり文章がスッキリしすぎて逆にどこの何をどうするのか?と、具体的なポイントがぼやけてしまったように思います。
例えば、納期についての場合。「ファイルの納品には順番がございますか? それとも、順不同に随時納品でかまわないでしょうか?」などのようにするとよいですね。

mail-2.png投稿メールより:megさん

件名:<質問>△△製作の件

いつも大変お世話になっております。
会員番号00000の●●megと申します。
△△製作で質問が3件ありますので、よろしくお願いいたします。
1)カッコ書き:各種カッコの使用がありますが、規則などはありますか?
2)納品:複数ファイルにわたる場合、一括納品の方がよろしいでしょうか?
それともその都度納品する方がよろしいでしょうか?
3)納期日程:すべてが最終納期に間に合えばよろしいでしょうか? もし各 ファイルごとに納期が設定されておりましたら、お知らせください。
1)については、作業の都合上、早めにご回答いただけると助かります。
お忙しいところ恐縮ですが、ご回答の方、どうぞよろしくお願い致します。
--
●●meg
bibun1-4.jpg わかりやすくまとめられていると思います。(^^)
そうですね、強いてあげるなら
1)で「〜ありますか?」よりも「〜ありますでしょうか?」「〜はございますか?」とした方が、よりやわらかい印象になります。
あと、他の方にも見受けられるのですが、シグネチャは最低限、氏名とe-mailアドレスくらいは記載する方が好ましいですね。
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