美文講座
【添削編】報告メール
メル子先生の添削コーナー
さて、添削結果はいかに。
※投稿メール原文では本名や住所などの情報を記載いただいている場合、
掲載時には、仮名・仮住所などに置き換えております。
投稿メールより：さやかさん
件名：○○制作の件・報告
会員番号10113のさやかです。
○○制作の件、現在までの進行状況をご報告します。
お預かりした５０ファイルのうち、
今日までに２０ファイルを納品しました。
残り３０ファイルにつきましても、
納期までにお送りできるペースで作業を進めています。
私の方では今のところ特に問題等はございませんが、
もし何かありましたらご連絡を頂けますでしょうか。
どうかよろしくお願い致します。
さやか（123abc@bibun.ne.jp）
簡潔なわかりやすいメールに仕上がっていると思います。しいて言えば、残り３０ファイルの納品目処(納期ぎりぎりなるのか、少し前に納品できるのか？など)もあわせて伝えられれば、より安心してもらえますよね。(^^)
投稿メールより：めぐめぐさん
件名：●報告：△△製作●
お世話になっております。会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の件、以下のように報告致します。
１．最終章の原稿が見当たりません。
恐れ入りますが、もう一度送って頂けないでしょうか
２．3章で、数行不明瞭な部分があります。
第○段落の上から、□行目からです。その後▽行はか
すれて文字が見えませんでした。このまま空けて納品
の方がよろしいでしょうか。それとも、しっかりと埋
めた方がよろしいでしょうか。後者の場合、申し訳あ
りませんが、見えない箇所何とかいてあるか教えてい
ただけますか。
３．現在、上記2の部分以外は、5章まで終了しました。
引き続き作業を続けたいと思います。
以上よろしくお願い致します。
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美文花子
abc.@ocn.ne.jp
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箇条書きにするなど工夫が見られますね。ただ、報告というものは進捗をかねていますから、１．のような場合は、「今はまだなくても大丈夫」なのか「もうすぐ差しかかるから早くほしい」のかなど、状況がわかりにくいですね。そのあたりを盛り込めばもっと良くなるかと思います。(^^)
あと、「見えない箇所何とかいてあるか」とありますが、" "で区切って表現することもありますが、これはお仕事のメールですので、できる限りは「てにをは」を使うようにしましょう。この場合は、例えば、「見えない箇所には、なんと書いてあるのか」と書くと良いですね。
投稿メールより：くぼちゃん
件名：<報告>●△△製作の件●
担当○○ さま
お世話になっています。
会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の作業報告です。
☆原稿の不備について
確認のため作業に先駆けて原稿全体に目を通しましたところ、最終章が見当たりません。
また、文字がかすれて見えない箇所がありました。
詳細は別テキストにまとめましたので midokumoji.txt として添付いたします。
各箇所の対応について、ご連絡をお待ちしています。
☆作業進捗
現在、５章まで終わりました。
前述の不明文字につきましては、対応を確認後すぐに作業いたします。
以上よろしくお願いします。
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美文花子
e-mail xxxxx@xx.co.jp
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midokumoji.txt
不明文字一覧（１〜５章）
３章
○頁 ○行〜○行 計△行に渡り 不明
○行 △文字目 ×××のあと○文字 不明
○頁 ○行 □文字目 ×××のあと○文字 不明
４章
○頁 ○行 △文字目 ×××のあと○文字 不明
○頁 ○行 □文字目 ×××のあと○文字 不明
○月○日現在以上です。
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不明箇所が数箇所なら
詳細な箇所を連絡することで対応できるかと思い、
この様な報告にしてみました。
的確なしっかりしたメールに仕上がっています。(^^)ただ、「原稿の不備について」ですが、不備と明記してしまうと、「あなたが怠ったのよ」と暗に指摘しているようにも取られかねません。このように、あまり印象の良くない語を用いなければならない場合は、「原稿について」などと幅を広くした題目にすることによって、印象が違ってきますね。
また、添付メールとして工夫されている点については良いと思いますが、もうワンランクアップして、「今後、このような場合はどのような対処(添付やメール本文などの記載)が良いか？」の意向も盛り込めば、より親切なメールになりますね。(^^)
投稿メールより：のりがきさん
件名：＜報告１＞●△△製作の件●
お世話になっております。会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の作業を開始しましたので、ご報告いたします。
☆原稿の不足について
まず最初にいただいた原稿を確認したところ、
最終章が見あたりませんでした。
もしそちらにありましたら送っていただけますでしょうか。
☆進行状況
現在のところ５章まで進行しています。
ただ３章のところで、かすれて見えにくい箇所や
確認を要する箇所があったりするなど、
まだ完全ではありません。
納期にむけ鋭意取り組んでおります。
また何かありましたらこちらからご報告させていただきます。
以上でございます。
美文花子
bibunn@hanako.co.jp
見やすいメールですね。(^^)ほしい部分もきちんと書けていると思います。
しいて言えば、「何かあればこちらから連絡する」ではなく「変更や不都合などがあれば連絡をください」というニュアンスで、可能な限り"クライアントサイド"を優先する姿勢の方が、万が一にも独りよがりな印象を与えなくてすむかと思います。
投稿メールより：megさん
件名：<報告>●△△製作の件●
会員番号00000の★★ｍｅｇです。いつもお世話になっております。
△△製作の作業報告です。
●5章まで作業終了（6月30日現在）
ただし、
・3章で数行かすれて見えない部分の確認のため手付かず
・全体として文字の見えない部分は手付かず
●今後の予定
・6章 7月3日終了予定
・7章 7月6日終了予定
・最終納品 7月8日予定（最終チェックおよび、手付かずの部分）
●お願い
・最終章の原稿について
確認したところ、見当たりません。
そちらにありましたらいただけませんでしょうか？
7月4日くらいまでにいただけると助かります。
・原稿の文字の不明瞭部分
もっと早く原稿確認後ご連絡すべきでした。すみません。
申し訳ございませんが、以下部分の確認をしたいので、
ご連絡いただけませんでしょうか？
【不明瞭部分】
1章の○行、△行
2章の○行〜△行
3章の○行〜△行、○行〜△行、○行〜△行
4章の○行、△行、□行
5章の○行〜△行
以上、よろしくお願い致します。
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★★ｍｅｇ
★★meg@abc.def.ne.jp
とても良くまとまっていますね。(^^) 非常に良いと思います。ただ１点だけ、進捗報告の部分で、ただし書きがありますよね。その部分で「ただし、〜〜」と始めた場合は、"ただし"に対する結びの言葉もつけましょう。 今回の例でいうと、「ただし、〜〜〜〜となっております。」が妥当でしょうか。
また、「5章まで作業終了（6月30日現在）」の次行に、「付加事項」と項目を設けてから、箇条書きをしていく、という形も見やすく、まとまると思います。参考にしてみてくださいね。
