美文講座
【添削編】相談メール
メル子先生の添削コーナー
さて、添削結果はいかに。
※投稿メール原文では本名や住所などの情報を記載いただいている場合、
掲載時には、仮名・仮住所などに置き換えております。
投稿メールより：夢なまこさん
件名：納期延長のご相談
お世話になっております。夢ナマコです。
明日納品予定の件ですが、前々日の時点で予定を大幅に遅れてしまい、納期に間に合わ
せることができそうにありません。
大変恐縮ですが、もう一日納期を延長していただくことは可能でしょうか？
連絡が大変遅くなったことをお詫び申し上げます。
ご指示をお願いいたします。
夢なまこ
状況は納得のいくものですが、「前々日の時点」でも24時間あります。朝方・午前・午後・晩など時刻によっては、前々日の時点でも相談が可能ではなかったか？と思われてしまいます。「なぜ、遅れたか？」の理由も具体的に述べると良いですね。(^_^) とはいえ、「遊びつかれて寝てしまった」などは理由になりませんからそのつもりで。また、謝意があるのは「連絡が遅れたこと」のみであり、納期管理ができなかったことについては、ふれられていませんね。納期を延ばしてもらうのですから、きちんと謝罪しておきましょう。
最後に、何の業務の件かがメールに記載されておりません。必ず、件名などに明記しましょう。
投稿メールより：さんごさん
件名：納期について
キャリア・マム 御中
いつもお世話になっております、会員番号1234567の●●と申します。
先日承った件ですが、現在5割ほどしかできておらず、納期に間に合い
そうもございません。
誠に身勝手なお願いですが、納期を1日延ばしていただけないでしょうか。
お忙しい中、ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご回答を
お願い致します。
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●● ▲▲
E-mail ××××××××××
TEL/FAX 000-000-0000
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メールに、「何の作業の件」かが明記されていないため、どの業務のものかがわかりません。「先日承った件」ではなく、必ず「△△製作の件」などきちんと業務名を書きましょう。また、メールからは「5割ほどしかできていない」事はわかりますが、まったく理由らしきものが書かれていません。早い時点での連絡は必要ですが、納期延長をお願いするのですから先方へしっかりと理由を伝えましょう。(^_^)
投稿メールより：nozomiさん
件名：●△△製作の件
会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の件でご報告申し上げます。
現在、作業は、後半に入りました。
作業の中で、＊＊の部分が、滞っています。
＊＊について、解決策が有れば、ご教示下さい。
なお、納期の件ですが、前述のことが解決できないと、今の調子で行きますと、悪
くすると、２日ほど遅れそうです。
依頼できる人も見つかりません。
どうしたらよいか、ご指示いただけませんでしょうか。
一旦引き受けておきながら、ご迷惑をおかけします。
よろしくお願いいたします。
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美文花子
ほしい内容がまとまっているメールだと思います。(^_^)ただ、件名は「<ご相談>△△製作の件」などとすると、よりわかりやすくなりますね。
あと、「依頼できる人も見つかりません。」という部分ですが、例えば自分の知人で全くこの業務に関係の無い方へ引き継ぐとしたら、それも独断で行なったとしたら、それは守秘義務に抵触します。このような行動を起こすつもりだったのか？と誤解を招く文章になっているので、「心当たりとして考えたけれども」という背景を添えましょう。
投稿メールより：Bearさん
件名：【△△製作】納期についてご相談致します。
お世話になっております。
会員番号0000888 の Bear です。
△△製作の作業の納期について
取り急ぎ、ご相談させて頂きたいと存じます。
・全体の80%は終了いたしました。（チェック済）
・２箇所ほど、入力できずにいます。
① ○Ｘ項目
② △▽項目
頂いた仕様書通りに入力しておりますが、２項目だけ保存が出来ません。 改めて保存
の仕方を教えていただけないでしょうか？ また、それでも出来なかった時は、どの様
にすればいいのか、お答え頂けないでしょうか？
お忙しいところ恐れ入りますが、納期も近いので早々のお返事、お待ちしております。
どうぞ宜しくお願い致します。
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* Bear : abc@12345.co.jp *
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把握のしやすいメールに仕上がっています。(^_^)ただ、回答の要求が、少々乱暴な気もします。
保存の仕方について、全くこちらに落ち度はないのでしょうか？
文面としては丁寧な口調に見えますが、場合によって「お答え頂けないでしょうか？」は「答えてね」の意味となり、「早々のお返事、お待ちしております」は「早く返事してね」の意味につながる印象をもちます。
これらは、言い方一つで柔らかい表現となりますので、ぜひ使い分けると良いでしょう。
例としては、「お教え(ご教授・ご指示)願えませんでしょうか？」「早々のお返事をいただけると幸いでございます。」などです。
ひょっとすると、自分がわかってなかっただけ・・・ということもありえない訳ではないのですから、お願いすることも慎重にいたしましょう。(^_^;
投稿メールより：くぼちゃん
件名：●△△製作の納期について ご相談
担当者さま
お世話になっております。美文です。
△△製作も作業後半に入り、現在第９章(約半分)まで終わりました。
しかしながら、私の当初の見込みよりも作業時間がかかっており、
このままですと納期までに、16章あたりまでしか作業できない、
といったペースです。
そうなると、残り４章については納期に間に合わないのでは、
といった状況です。
最後まで責任を持って作業しなければ、と思っておりましたのに、
本当に申し訳ありません。
納期も近づいた忙しい時期ですが、
どなたかにお願いすることはできないでしょうか？
16章までにつきましては全力で作業し必ずやり遂げる決意でございます。
お手数ですが、よろしくお願いいたします。
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美文花子
e-mail xxxxx@xx.co.jp
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全体的には、端的に状況のわかるメールですね。ただ、理由として「見込み違い」ということがあがってますが、可能なら、実際どの部分が大変であるかなど、具体的に記載すると、よりわかりやすいメールになるかと思います。
また、お願いとして、「お仕事の一部を誰かにお願いする」とご相談されていますが、これだけが解決法でしょうか？ 手放したいと言っているようにも聞こえてしまいますので無責任だと思われる可能性もあります。納期の延長なども一つの方法でしょうから、１案だけでなく、数案出すと良いでしょう。
投稿メールより：よーとさん
件名：●△△製作の件［納期の相談］
お世話になっております。
会員番号６６６６６６６の美文です。
お忙しい中、申し訳ございませんが、
●△△製作の納期について相談させて下さい。
実は私の作業分について、納期までに完了することが厳しい状況です。
ペース配分の読みが甘かったことが敗因です（猛省）。大変申し訳ございません。
現在の状況は以下の通りです。
・終了分 ：１章〜９章
・可能な作業分 ：１０章〜１６章
・不可能な作業分：１７章〜２０章
※納期は今月末日です。
つきましては、どなたかに不可能な分をお願いすることはできますでしょうか？
今後はこのような事態にならないように、ペース配分を充分配慮いたします。
まずは、取急ぎご相談申し上げます。
宜しくお願いいたします。
美文花子
箇条書き部分を入れるなど見やすいメールになっているかと思います。しかし、ビジネスメールの中でも深刻なメールでの「（猛省）」や顔文字などは多少なりとも反省の色が薄れた印象で相手へと伝わってしまいます。きちんと文字でその旨を伝えましょう。
あと、可能な作業分についてはスケジュールもつけておくとより親切ですね。(^^)
また、解決法も数案出すようにしましょう。
