美文講座
【添削編】謝罪メール
メル子先生の添削コーナー
さて、添削結果はいかに。
※投稿メール原文では本名や住所などの情報を記載いただいている場合、
掲載時には、仮名・仮住所などに置き換えております。
投稿メールより：tomomomさん
件名：受注ファイルの欠損
いつもお世話になっております。
さて、先日送っていただきました○○プロジェクトの
ファイルですが、私の操作ミスで内容が一部削除されて
しまいました。大変申し訳ございません。
削除箇所は
・p13、5行目「この○×は、〜」の次の行から
12行目「〜であるため、○×を」の一行前まで
の計6行分です。
他の部分は、確認したところ、削除されておりません。
ご多忙中お手数をお掛けして大変申し訳ありませんが、
削除された部分か、あるいはファイル全部をもう一度
送付していただけませんでしょうか？
本当に申し訳ありませませんが、どうぞよろしくお願
いいたします。
全体の雰囲気として、わりと大らかに受け止めることのできる印象ですね。(もちろん内容としては忌々しきことには変わりないのですが、、、)ただ、名乗っていないのが気になります。慌てることと思いますが、必ず名乗る習慣をつけましょう。
あと、削除個所の列記が少し少ないかと思います。特に出だしは、思いのほか同じ言い方が多いことがあります。ですから、１センテンスとまでは言いませんが、もう少し長い方が読み手に優しいかと思います。
それから、お詫びと同時に今後の姿勢も盛り込んでいきましょう。
最後に「申し訳ありませませんが」となっています。誤字・脱字も気をつけましょう。
投稿メールより：ちひろさん
件名：△△製作の原稿について
会員番号0000000のちひろです。
いつもお世話になっております。
先日、お預かりしていた△△製作の原稿を
私の不注意で１０枚程破ってしまいました。
大変申し訳ありません。
次回からはこのような事のないよう
気を付けたいと思っております。
本当に申し訳ありませんでした。
謝罪メールではありますが、「破ったことを謝っているだけ」と取られてしまうメールと言えるでしょう。この事例の場合、読み手(クライアント)側では、「原稿が破損」→「読めない」→「納品が滞るのではないか？」の図式が浮かんでいると想像できます。ですから、破ってしまったことへの謝罪・今後の姿勢はもちろんですが、"現状の仕事への影響"もあわせてお知らせするようにすれば、相手方も多少なりとも心配事は軽減されますよね。
投稿メールより：ほっぷさん
件名：●△△製作の件●
いつもお世話になっております。
会員番号00000の美文花子と申します。
さて、△△製作におきましてお預かりしていた原稿ですが、こちらの手違いで10枚ほど
破損させてしまいました。誠に申し訳ございません。
修復を試みましたが対応できなかったため、どのようにさせていただけばよいかご指示
をいただけないでしょうか？
今後は充分に注意するように致しますので、何卒ご了承いただきますようお願い致します。
何が起こったか？はわかりやすいと思いますが、「現状の様子」についてがわからないメールと言えます。また、件名で何の件かがわからないところもちょっと残念ですね。「修復を試みましたが対応できなかった」とありますが、どのような状態のものを、どのようにしようとしたのか？が明記されていなければ、相手にとっては非常に不安に駆られるものとなります。
それと、「何卒ご了承いただきますよう」とありますが、ペナルティを取られても仕方のないことを"してしまった"のですから、ここは、「何卒よろしくお願い申し上げます。」などと続ける方がベターかと思います。どのような対応にするかの決定権は、相手方にある、ということですね。
投稿メールより：ゆうこちんさん
件名：申し訳ございません。
会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の頂いていた原稿なのですが、
子どもがお茶をこぼしてしまい、10枚ほど破けてしまいました。
すぐに気づいて直そうとしたのですが、
どうしても無理でした。
申し訳ございません。
大切な書類を子供の手の届く範囲においていたことが
間違いだったと思っております。
今後はこのようなことのないよう、
頂いた原稿は子供の手の届かない所へ置くように
したいと思っております。
申し訳ございません。
原稿の原本等ございましたら
再度頂くことはできませんでしょうか？
お手数ですが、宜しくお願いいたします。
今後このようなことのないように致します。
本当に申し訳ございませんでした。
--
美文花子
このシチュエーションは例に掲載されていたためだと思います。が、「子どものせいで不都合(事故)が起きた」ということは、お仕事をする上であってはならないことだということは、しっかりと考えておいてくださいね。(^^)＞みなさま
まず、件名ですが、いきなり「申し訳ございません」とあっても、何のお仕事のどんな件かが判りません。あと、「原稿を破損しておいて、原本を請求するのか？」ともなりかねませんから、どうしてもいただかねばならない時は、コピーをいただくように心がけましょう。
投稿メールより：pakoponさん
件名：作業原稿についてのご連絡
○○様
お世話になります、会員番号6015177の△△です。
このたび、○○制作のお仕事をさせていただいております原稿の件です。
私のミスで、原稿10枚○ページから○ページが敗れてしまいました。大変申し訳ござい ません。
とても、正確には直りませんので、原稿のコピーなどがありましたら、再度送っていた だくことは可能でしょうか？
誠に申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
ちょっと、焦っちゃったかしら？「このたび、○○制作のお仕事をさせていただいております原稿の件です」という一文は読点の位置によって、おかしな文章に読めてしまいます。(^^;
「このたび○○制作のお仕事をさせていただいております、原稿の件です」と比べていかがでしょう？ "このたび"の掛かる位置が変わるので、意味も変わってきますね。
あと、今後の姿勢も加えておきましょうね。(^^)
投稿メールより：julietさん
件名：●△△製作の原稿破損について●
いつもお世話になっています。
会員番号00000 julietです。
早速ですが、△△製作の原稿のうち10枚を破損してしまいました。
（お茶をこぼし、破けている状態です）
私の不注意です。大変申し訳ございません。
作業には支障ありませんが修復不可能な原稿を
どうすれば良いかご指示願えますか？
以後このようなミスを繰り返さないように十分注意いたします。
お手数おかけしますが、ご返答よろしくお願いします。
端的でわかりやすいメールだと思います。ただ、言葉の選び方なのですが、「お茶をこぼし、破けている状態です」「私の不注意です」だけでは、"単なる事実"を述べているようにも解釈できます。声(トーン)がわからない分、表現を豊かにしていきましょう。華美な修飾は必要ありませんが、「お茶をこぼしてしまって、破けている状態です」「私の不注意のため、申し訳ありません」などとすることにより、表情も多少は出てくるかと思います。(^^)
投稿メールより：まゆ美さん
件名：●△△製作●ウィルス感染の件
お世話になっております、会員番号00000の美文花子と申します。
掲題の件、大変申し訳ありませんがこちらの不手際で昨日ウィルスに感染してし まいました。
このメールは別ＰＣ、別回線で書いておりますのでご安心ください。
ウィルス対策系ソフトのバージョンアップを怠っていたため感染したようです。
現在、使用しておりましたＰＣは初期化を行い、ソフトの入れなおしを行ってお ります。
ワクチンがメーカーのＨＰに掲載されておりましたので、お手数をお掛けします
が、参照いただき作業を行っていただくことで回避できるようです。
以下のＨＰのご一読をお願いします。
http://www.00000000000.com
今後二度とこのようなことがおこらない様、十分注意を払い作業をさせていただ きます。
なお、私の復旧作業は１日かかるものと思われますが、納期には間違いなく納め ることができます。
大変申し訳ございませんでした。
以上
--
美文花子
大変、わかりやすくまとまっていると思います。全体的にお気持ちも現れていますが、「バージョンアップを怠っていた」ことはこちらの落ち度に他なりませんから、今回のように謝罪の意は大いに表すほうがよいでしょうね。(^^;
あとは、このウィルスによってどんな事態が起こる可能性があるのか、とか、今回感染したウィルスの情報についても、簡単に記載するとより親切でしょう。
投稿メールより：じゅんじゅんさん
件名：△△製作納期延長の件
毎度お世話になります。
今回、納期延長させていただきまして、誠に申し訳ごさいませんでした。
先ほど、そちらに検品のほうをまわさせて頂きました。
今後は納期延長のないようにしますので、よろしくお願いします。
ありがとうございました。
美文花子
誠意は伝わるメールだと思います。(^^) ただ、最初に名乗ることや、誤字・敬語などの使い方において、少々不慣れな印象を感じます。まず名乗ることを心がけるとそれだけでも違いますから覚えていきましょう。(^^)
それと、「毎度お世話になります。」でも問題はないのですが、少し儀礼的な常套句にも捉えられてしまう場合もあるので、「いつもお世話になります」などの方が無難に聞こえるかと思います。
あと、「納期延長させていただきまして」「検品のほうをまわさせて」などは意味の上からは理解できますが、改まる場合は適切な言い回しとはいえないでしょう。「納期延長をお願いすることとなり」や「検品分をお渡し(お送り)いたしました」など別の言い方を選択できるよう"言葉"が増やせるといいですね。
