美文講座
【添削編】私事による仕事中止メール
メル子先生の添削コーナー
さて、添削結果はいかに。
※投稿メール原文では本名や住所などの情報を記載いただいている場合、
掲載時には、仮名・仮住所などに置き換えております。
投稿メールより：ほたるさん
件名：●△△製作の件●
いつもお世話になっております、ほたるです。
この度夫の母が入院し、付添い介護か必要な状態になったため私も当分母のお世話をする
ことになりました。
大変申し訳ありませんが△△製作への支障も考えられますので
今回のお仕事はご辞退させていただきたくお願い申し上げます。
また多大なるご迷惑をおかけしましたことを
心よりお詫び申し上げます。
頑張りますので、よろしくお願いいたします。
簡潔に理由も述べられ見やすいメールだと思います。ただ、「介護か必要な」→「介護が必要な」・「母のお世話を」→「母の世話(介護)を」の２ヶ所に誤字・誤った尊敬語の使い方を見受けましたので、内容が深刻なだけに気をつけましょう。(^_^) あと、ニュアンス的なものですが、「夫の母」というよりも"義母"とした方が印象がちょっと変わるかな？と思います。(義母は、自分の(義理の)母ですからね)
それから内容ですが、辞めてよいかどうかを決定するのはクライアントですから、このメールのように「お願い申し上げます。」などお伺いの姿勢をとることになります。が、その後の文面で「ご迷惑をおかけしましたこと」と過去形にしてしまうと、"すでに決定したこと"と印象付けてしまいます。
実際にリタイアする時は、何事もせずに終了する場合、申し送りなど多少の残務を片付けたり、少量の業務を継続するなどの業務交渉のある場合、違約金などの金銭的交渉のある場合などが考えられます。いずれにしろ、こちらがわがままを言うわけですから、最初となる今回の課題メールも誠意を尽くしたものにしたいですね。
あと、件名ですが、相手には寝耳に水のことで慌てる要素が多いですので、内容のわかる件名を心がけましょう。
投稿メールより：すずまるさん
件名：●△△製作の件●
お世話になります。すずまるです。
私事で大変恐縮ですが、家族の入院付添のため
今後、お仕事を続けるのが難しい状況となりました。
現在、製作の○段階までは作業が済んでおりますが
さきほどの理由により大変申し訳ありませんが納期までに
すべて完了させる事ができません。
今後も入院が長引く可能性もあり、復帰の目処がたちませんので、大変心苦しいのですが今
回のお仕事を断念させていただきたくお願い申し上げます。
大変丁寧なメールだと思います。(^_^)ただ、件名で「●△△製作の件●」とあるだけでは、どのような内容かがわかりませんので、何の件かも明記するようにしましょう。
また、作業の残務部分に関しては何もないので、今後にできうる対応もキチンとお知らせした方がよいですね。
投稿メールより：ばばばのばーさん
件名：●△△製作の件●
○○さま
お世話になります。美文です。
私事で申し訳ないのですが、
家族が入院し長引きそうなため、お仕事ができなくなりました。
日夜、予断を許さず付き添うことになりますので
まったく作業の時間が取れなくなります。
つきましては、本日にてお仕事を断念したいと思います。
それに当たりまして、本日まで完了した作業報告を添付いたしたいと思います。
また完了していない部分につきましては、取り急ぎ資料を整理しておき、○○さまの指示
に従いまして作業の引継をしていきたいと思います。
今回は私事で仕事に支障をきたしてしまい、申し訳ございませんでした。ＰＣを見ること
ができないと思いますので、携帯の方へ連絡をお願いいたします。折り返しこちらから連
絡を入れたいと思います。
携帯の番号は090-××××-○○○○です。
病院内のため、電話連絡が遅れるかもしれませんが、
できるだけ早く連絡を入れたいと思っております。
美文花子
このメールを読み終えてみると、受け取った側にとっては、有無を言わさず押し通されるような印象にも映り、誤解が生じる可能性がある点、言葉選びを気をつけたいところですね。本来は「自分の勝手で迷惑をかける」ことについて「申し訳ない」と詫びるべきところですが、文面上、「理由が妥当であるから、作業を打ち切ることも問題ないですよね」と伝えているように感じます。ここに、誤解が生じてしまうタネがあるようです。さらに、「本日にてお仕事を断念」し、その後の段取りについても自分で決めて進めている様子が見受けられ、"相談"するのではなく、"連絡"しているように受け取れる文面になっていることからも、誤解が生じる可能性が出てくるのかもしれません。
もちろん、ばばばのばーさんご自身はそのようなことは思いもしていないことだと思いますが、人間同士のやり取りであり、また、こちらが約束を破ってしまうことには変わりはないので、事態や今後の残務作業などを的確に伝えるとともに、誠意のこもった謝辞を心がけたいものですね。
投稿メールより：ｋｉｋｉさん
件名：○▽◆データ入力の件
宛先：担当者様
大変急で申し訳ありませんが、
私事で急に作業を続ける事が困難になりました。
私の担当作業の進捗率は60％です。
この先の作業が困難なのですが、どの様に処理したら
良いのかご指示を受けたく報告いたしました。
勝手な事を申しましてすみません。
ご指導宜しくお願いいたします。
まず、投稿の際、あて先の書き方にも気をつけましょう。「担当者様」ではメールも届きようがありませんね。(^_^;ここ自体、勉強の場なので投稿はちょっと不親切なのかもしれませんが、例やほかの投稿例などを見てどのような書き方がよいのかなど研究してみてくださいね。
また、お仕事を請け負ったのですから、「私事でできなくなった」と言われただけでは先方も納得ができないことでしょう。事細かに話す必要はありませんが、やはり相手に納得してもらえるだけの説明、こちらのこれからでき得る状況をキチンと伝えたいものですね。(^_^;
それから、作業における進捗ですが60%といっても、いろいろな状況が考えられます。10ページ中、最後の４ページを残すのか、それとも穴開き状態で残っているのか、時には個々人で枚数が違って、なおかつ先方で把握しきれない人数を抱えているかもしれません。
かといってこのような事態の場合、その時々に合わせて考える余裕はこちらもないでしょうから、普段よりメールを読むだけでほしい情報が得られる文面にできるようクセをつけていきたいですね。(^_^)
投稿メールより：ばんばんさん
件名：△△製作中止のお願い
△△製作担当様
お世話になります。美文花子です。
現在承っている△△製作業務の件ですが
継続困難な状況になってしまいました。
実は家族が入院し、長期付き添いが必要になってしまったためです。
一度承ったお仕事をお断りするのは大変申し訳ないのですが
このままで、御社にご迷惑をお掛けしてしまう状態です。
途中で放棄してしまう形で心苦しいですが、
現在、○○段階まで製作業務を進めておりますが、
××段階から先は全くの手つかずです。
引継等の連絡ですが、
付き添いで日中不在です。恐れ入りますが、メールにて
ご連絡いただけるとありがたいと思います。
夜には必ずメールチェックしております。
私事でのお断りで本当に申し訳ありません。
家族の方が一段落つきましたら、連絡を入れさせていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
美文花子（メールアドレス）
用件が明確にわかるメールだと思います。ただ、業務を請け負っている以上、厳しいようですが、中止の決定権はクライアント(相手方)にあるともいえます。人道上、無下に「最後までしてもらわないと困る！」と無理強いすることは少ないと思いますが、言わば、約束を破棄してしまう側としては、それなりの姿勢を持ちたいものですね。
ですから、できる範囲の想定は必要ですが、段取りを相手に押し付けてしまうことは受け取る側としては面白くないかもしれません。(^_^; 同じ内容でも、「これでどうでしょう？」と提案的な形で提示することが好ましいのではないでしょうか。
投稿メールより：ほっぷさん
件名：●△△製作の件に関するご相談●
ご担当者様
いつもお世話になっております。美文です。
さて、表題のお仕事についてなのですが、ご相談がございます。
私事で恐縮ですが、家族が入院し付き添いが必要になったため、今まで通りの仕事量をこな
すことが困難になってまいりました。
現在は、××のあたりまでは仕上がっている状態です。勝手をいい申し訳ありませんが、納
期を遅らせていただくか、もしくはどなたかに引き継いでいただくことはできないでしょう
か？引き継いで下さる場合には詳細についての報告は別途させていただきます。
誠に申し訳ありませんが、ご検討の程よろしくお願い致します。
スンナリと読めるメールですね。(^_^)内容も自分の譲歩できる限りの部分が盛り込まれていて、印象良く仕上がっていると思います。
ただ、「納期を遅らせる＝無理をすれば何とか作業が可能」という状況設定のようで、「完全に断念するしかない場合」とは、ちょっと異なるので、どうしようもない事態の時のメールも考えてみると万が一の時も安心ですね。(^_^)
投稿メールより：くぼちゃんさん
件名：●△△製作の件●ご相談
担当様
お世話になっております。美文です。
○日に納品予定の△△製作の件ですが、
私の事情で最後まで仕上げることが難しい状態です。
と申しますのは、この程主人の転勤の内示があり、
引越しをしなければなりません。
○日までの10日間はこれまでどうり作業できますが、
それ以降は荷作り等に追われることなり、
全く作業が出来ないものと思われます。
私としましては、できる限り時間をさき、
最後まで仕上げたい気持ちはありますが、
どうしても３〜４章程残ってしまうのではと思います。
このまま、作業を続け、残りをお願いする
あるいはここまでの作業分を納品させていただき、
次の方への引継ぎをお願いするといったことを考えております。
御社としてのお考えをお聞かせいただければと思います。
いずれにしても途中でのご辞退となり、ご迷惑をおかけします。
急なことで申し訳ないのですが、事情をお汲み取りいただき、
作業の引継ぎをお願いしたいと思います。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。
状況もしっかりわかる文面に仕上がっていると思います。(^_^) 自分の前向きな感情もよく伝わり大変よいと思います。ただ、レイアウト的に詰まった印象を受けるので、適宜、段落を設けるなどして流れのある文面に仕上げると、読む側もすんなり読むことができ、難解なものでも理解のズレなどがより少なくなるのではないかと思います。
また、「途中でのご辞退」とありますが、自分のことですから、"辞退"ですね。(笑)ウッカリしちゃったかな？ あと、文面上ではなく、余談的な感情の表わし方をマスターすると、しっかりした中にも柔らかい印象が生まれるかもしれませんね。(^_^)
