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美文講座

問い合わせメール

お仕事では、出会いまでが大変。どんなメールを書けば、出会いの第一歩が踏み出せるかな?

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仕事の募集があり、応募したいけれど、疑問がいっぱい・・・。
以下のA子さんのメールを見て、気づいた点や改善した方が良い点などを見つけてみましょう。


mail-1.png A子さんのメール
お世話になります。会員番号○○○○○のA子と申します。
お仕事の応募の件でメールしました。
以前、似たような仕事をしていたのですが、しばらく休んでてブランクがあるのと
自分のレベルもそんなにあるわけでもないので迷ってます。
でも、以前やったこともあるし。。どんなものでしょう?

その1:疑問点(何がわからなかったのか?)をわかりやすく書いてみましょう。

最終的に、何の仕事がしたくて、どんな疑問があるのか、はっきりとしていないので、返事に大変困るメールですね。疑問点(何がわからなかったのか?)をわかりやすく書いてみましょう。

似たような仕事が何かわからない。
「自分のレベル」について情報がない。 etc・・・。

その2:尋ねる前に自分のことや考えも伝えよう!

仕事をするにあたって、自分で考えてみて、自分の状況を相手に伝わるようにかいてみましょう。

「どんなものでしょう?」と聞いているだけ。自分では、どんなものだと思うのか、書かれていない。

全体的に、今の環境や自分を受け入れてほしいだけという消極的な印象を受けるメールですね。 仕事をしたい!という熱意が、うまく読み取れない印象があります。もっと今のスキルや環境については具体的に列記したり、「代替」になる案を伝えてみてはいかがでしょうか?

その3:具体的にどんな情報が欲しいか聞いてみよう!

仕事をするにあたって、遠慮せずに、具体的に知りたい情報はこれっ!と尋ねてみましょう。

「どんなスキルが必要なんでしょう?」という具体的な質問に欠けている。

どんな情報を返してあげればいいのか、困ってしまいますね。逆に質問メールを送りなおすか、出きる限りの憶測をしてお返事をするというこになるでしょう。仕事への不安が大きいことはわかりましたが、どんな仕事の、どんな情報が知りたいのでしょうか。具体的に、「○○のスキルまで必要となりますか?」と例をだしてみる、というのも1つの方法ですね。

その4:先方を配慮したちょっとしたひとことって、大切!

お互いに気持ちよく、会話のキャッチボールをするためには、少しの心使いを言葉に表してみましょう。

自分の姿しか見えていない。
質問だけ投げかけている。

そんなメールに感じます。ちょっと寂しいですね。正直、"質問だけが書かれているメール"、"自分のことばかり書かれているメール"は美文とはいえないでしょう。IT時代といっても、仕事はやはりヒトとヒトとの信頼関係が大切ですね。

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お仕事の問い合わせメールを書く時は、以上4つの課題のポイントをおさえて、書いてみてね!

以上のポイントをおさえて、次のメールを見てみましょう。

美文のポイント

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次の2つのメールを読んでどう思いますか?


mail-1.png ケース1:

e-mailアドレス:takuko@mail.or.jp
件名:登録するにあたって

初めまして。私は、東京都に住む○○と申します。在宅ワークをしたくてここを知りました。現在、Officeについてはある程度使用できるのですが本当に私の知識と今の実力がどのくらい通用するのかわかりません。いざ仕事となったときにできないのでは困るのでどのように仕事の依頼がくるのか詳しく教えていただけますでしょうか?忙しいところ恐縮ですが宜しくお願いします。


mail-1.png ケース2:
e-mailアドレス:takuko@mail.or.jp
件名:お仕事の件

突然のメールにて失礼致します、北海道に住む△△と申します。
お仕事の種類について教えていただきたくメールいたしました。

このたび在宅ワークを始めたく、
御社に登録しようと思っているのですが
私にも応募できそうなものがありますでしょうか?

スキルとしては、エクセルのマクロまでは出来ます。
ワードに関しては文字色やポイントの変更くらいで、
表や画像の挿入などはまだ勉強中です。
パワーポイントとアクセスに関してはまったく使用したことがありません。
入力速度に関してはローマ字入力で100〜110字/分くらいだと思います。
他に特技というものはありませんが、イラストなどを少々紙面に描きます。

もちろん日々努力してスキルアップに努めるつもりですが、
手の届く範囲ものがあるかどうかを確信したくメールいたしました。
大変お忙しいことと存じますが、こちらは急ぎませんので
お手隙の時にでもご回答いただければ幸いでございます。

--
△△たくこ takuko@mail.or.jp

さて、二つのメールを読んでどうでしたか? どちらがわかりやすいでしょうか?

ケース2では、
名乗っている
用件を最初に明確にしている
必要な情報を提示している

が、はっきりとわかりますね。まずはこのポイントをしっかりと抑えましょう。
件名に用件の概要が記されていても、それはメール本文ではありません。
それから、面識のない場合は、いきなりメールを送る非礼を述べておくとよいでしょう。
また改行のないメールは、非常に読みにくく、マナーにも反していますので、だいたい、

1行は60字(漢字だと30字)程度
段落は6〜7行にまとめる

などを意識するとよいでしょう。

問い合わせメールのポイント
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ポイント1:疑問点(何がわからないのか?)をわかりやすく書いてみましょう。
ポイント2:尋ねる前に自分のことや考えを伝えよう!
ポイント3:具体的にどんな情報が欲しいのか聞いてみよう!
ポイント4:先方を配慮したちょっとひとことって大切!

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