謝罪メール

美文講座

え、えぇ！！　なになに、おかしいぞ？　これ...。
わ〜、ミスってるじゃん！　どうしよう...。
慌てないで！　まずは、どんなトラブルなのか事実を確認しましょう。

【まずは、事実を確認する】
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

メール

件名：ごめんなさい！！

お世話になります。美文です。
ごめんなさい、すみません！！
なんか、納品データがおかしくなっちゃいました。
え〜ん、どうして良いのかわかりません〜
--
美文花子

その１：まずは、事実を確認しましょう。

×件名で何のトラブルかがわからない。
×内容も、何がどのようにおかしいのかが、わからない。

つまり、このメールでは焦っていることはわかりますが、何が起きてどのように不具合があるのかが、まったくといってよい程わからないメールといえます。

まずは、事実だけを整理しましょう。
ただし、出来事すべてを報告しては、無駄のあるものになってしまいます。正確にかつスピーディに、現在何が起きていて、どんな不都合が生じているのか？を報告しましょう。また、その為に発生するであろう不備や先方が抱えるであろう負担について謝罪しましょう。

【まずはミスがあったことの事実を謝罪する】
え、えぇ！！　なになに、おかしいぞ？　これ...。
わ〜、ミスってるじゃん！　どうしよう...。
あ、でも、これって私だけの原因じゃないわ。
チョット待って！　本当にあなたに責任はないの？

以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

メール

件名：●△△製作の件●

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の頂いていた原稿なのですが、
子どもがお茶をこぼしてしまい、10枚ほど破けてしまいました。
すぐに気づいてちゃんと直そうとしたのですが、
どうしてもムリでした。
子どものことなので仕方ないですが、
とりいそぎ、ご連絡いたします。
--
美文花子

その２：ミスがあったことの事実に対して、まずは謝罪しましょう。

×謝罪の言葉がない。
×責任は子どもにあって、自分にはないと思っているようである。

つまり、このメールでは何がどうなったかはわかりますが、「誰の責任か？」という事実と向き合っていない、無責任なメールといえます。
原因が子どもであろうが、ワーカー仲間との連絡ミスであろうが、自分の仕事である以上、"クライアントへ"納品するまでは、自分にも責任があると考えましょう。

もちろん、仕事の流れの中では、100%他人に責任がある場合もありえますが、子どもが原因では管理不行き届きとなり、100%自分の責任となります。
原因がどうであれ、自分の納品物・預かり物などにトラブルがあった場合は、きちんと渡せなかったという事実に対し、きちんと謝罪しましょう。

【原因を考える】
え、えぇ！！　なになに、おかしいぞ？　これ...。
わ〜、ミスってるじゃん！　どうしよう...。
とりあえず、連絡！！　謝罪したし、やれやれ。
チョット待って！　原因は？　繰り返しのないよう、きちんと考えましょう。

以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

メール

件名：●△△製作●ウィルス感染

会員番号00000の美文花子と申します。
掲題の件、昨日ウィルスに感染してしまいました。
このメールは別ＰＣ、別回線で書いております。
ただ今、復旧作業をしようとしていますが、
何をしていいのかよくわからない状況です。
ソフトとかワクチンとかってあるんですけど、、、
でも、ウィルスもどっから来たんでしょうねぇ。。。
とにかく、作業が滞りご迷惑をおかけして、
申し訳ありませんが、納期には間に合わせる所存です。
--
美文花子

その３：原因を考えましょう。

×ウィルス感染以外は現状がわからない。
×ウィルス対策に希薄であり、危機感が少ない。
×原因に関して無頓着である。

つまり謝罪の意はありますが、「ウィルス対策」についても、自分自身の責任についても、あまりにも安易に考えているメールといえます。
また、謝罪メールというテーマにおいて、このようなウィルス関連の話題は、慎重に扱わなくてはいけないメールの１つでしょう。

ウィルス感染は、被害者＝即加害者にもなり、場合によっては多大な損失を引き起こす原因になりかねません。このメールからはそれらの危機感がまったく感じられないといってよく、作業の滞りもさながら、クライアントや関係者にウィルスを送りつけるなどの迷惑をかけていないかを心配すべきでしょう。
また、ウィルス情報のリサーチ不足、ウィルス対策ソフトの不使用など基礎的なルールも欠落しているので、きちんと把握し原因も究明しておきましょう。

【改善策を考える】
え、えぇ！！　なになに、おかしいぞ？　これ...。
わ〜、ミスってるじゃん！　どうしよう...。
原因は...ふむふむ、そうか。
では、とりあえず、連絡！！　謝罪したし、やれやれ。
チョット待って！　原因がわかればそれで良いのですか？

以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

メール

件名：●△△製作●ウィルス感染

会員番号00000の美文花子と申します。
掲題の件、昨日ウィルスに感染してしまいました。
このメールは別ＰＣ、別回線で書いております。
そちらへ、送りつけるようなことは
ありませんでしたでしょうか？
どうも、作業用のメール添付だと思って
開いてしまったらしいのですが、
復旧作業に手間取っております。
WEB上のオンラインワクチンにて
駆除をしようとしておりますが、時間がかかっています。
とにかく、作業が滞りご迷惑をおかけして、
申し訳ありませんが、納期には間に合わせる所存です。
--
美文花子

その４：改善策を考えましょう。

×今後の対策がわからない。
×今回の対処も一時しのぎにすぎないのがわかる。

つまり、今後同じ事が起きたときの対処に不安を抱くメールといえます。
ミスをしてしまったことは事実なのでどうしようもありませんが、今後、未然に防ぐことは可能です。今回の反省はもちろん、きちんと今後の対処の仕方も明記しておかなければ、重大な事柄であればあるほどクライアントも不安になり、次の仕事へとつながらなくなる可能性が大きいでしょう。