美文講座
【添削編】連絡メール
メル子先生の添削コーナー
さて、添削結果はいかに。
※投稿メール原文では本名や住所などの情報を記載いただいている場合、
掲載時には、仮名・仮住所などに置き換えております。
投稿メールより：Bearさん
件名：不在のお知らせ
宛先：*****@abc.co.jp
お世話になっております。
会員番号0000888 の Bear です。
本日は下記の日程で不在にするため、お知らせ致します。
・7/15(月)〜7/17(火) （2泊3日で旅行します。）
不在の間は連絡が取れません。
メールについてですが、14日夜に最終Checkをし、17日夜
帰宅後にCheckを再開いたします。
お手数お掛けすることもあるかもしれません。
どうぞ宜しくお願い致します。
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* Bear : abc@12345.co.jp *
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ほしい情報は、だいたい揃っているメールだと思います。ただ、日程など極めて重要な部分も、"本文"としてつらつらと書かれているため、受け取る側としては、ポイントがパッと読み取れないメールです。複数必要事項が盛り込まれるメールの場合には、読み落とされる可能性もありますね。
例えば、日程は箇条書きなどにし、メールについてなど文脈が変わる部分は１行空けるなどして段落を設けるようにすると、一目でわかるメールになりますよ。(^^)
あと、ある程度期間のある仕事などでしたら、「関西方面へ(北海道へ、近場へ)」など大まかな行き先やスケジュールも時としては盛り込むと親切になります。万が一、帰宅予定の日時になっているのに連絡が取れないなどといった際の判断材料(気象・事故・混雑等)のひとつになるからです。
投稿メールより：ｍｅｇさん
件名：不在のご連絡
宛先：*****@abc.co.jp
お世話になります。●●ｍｅｇです。
私事ですが、実家の母が急病のため、明日、明後日と一泊二日の予定で
急遽実家のほうへ帰ることになりましたのでご連絡いたします。
不在時のご連絡は、携帯電話の方へお願いいたします。
メールチェックの予定時間ですが、明日は夜10時以降でないとできません。
お急ぎのご連絡は、すみませんが携帯電話へ直接お電話くださるか、
携帯メールの方へご連絡いただけたらと思います。
おそらく病院内にいる時間が長いと思いますので、携帯電話の電源は
入っていないことが多いかと思いますが、留守番電話などに入れてくだ
さればこちらからご連絡いたします。
明後日の帰宅予定時間は午後6時です。
帰宅いたしましたら、一度ご連絡のメールをお送りいたします。
以上、勝手申し上げてすみませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
携帯電話：
携帯メール：
実家住所：
実家電話番号：
・・・・・・・・・・・・・・・・
●●ｍｅｇ
e-mail：meg@△△.□□.ne.jp
状況のわかりやすいメールですね。 ただ、こちらの勝手にもかかわらず、指定口調がうかがえます。「携帯電話の方へお願いいたします。」「10時以降でないとできません。」「ご連絡いたします。」など少々、指示をしてしまっているようにも受け取れてしまいます。
そんなつもりはないのでしょうから、「お願いいただければと思います」「できない状況でございます」「ご連絡を差し上げます」など、"状況の説明"を念頭において書くと、丁寧でかつ印象の良いメールになると思いますよ。(^^)
また、理由で「母が急病」とあり、読み進めていくと「病院内にいる時間」とあることで「入院されたのだ」と気づくでしょうが、急病でも自宅療養の場合もありますから、文頭できちんと「入院した」ことを説明した方がより親切ですね。
投稿メールより：りょうさん
件名：連絡時間について 会員番号6009150 ○○×子
宛先：*****@abc.co.jp
(株)キャリア・マム御中
いつもお世話になっております。
本日、○月×日△曜日に、お仕事の詳細を電話にて
担当の方から連絡していただく予定になっておりますが、
誠に恐縮ですが、私用で不在時間がありますので
下記の時間帯にお電話を頂けると幸いです。
１１時３０分から１３時３０分
ご多忙中、勝手を申し上げますが、よろしくお願いします。
このメールと行き違いがありましたらお許しください。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
会員番号6009150 ○○ ×子
e-mail abc@ztv.ne.jp
TEL 123-456-7890
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とても見やすくまとまっていると思います。しかし、今回は、事前に本日連絡があるとわかっていたけれども、こちらの都合によって、不在時間が発生するので、考慮いただきたい、という主旨の連絡だと思います。
ただし、相手は決まった時間帯にしか都合がつかない場合も考えられます。留守電に入れてもらって折り返すという手もありますし、別の日に電話をするという方法もありますね。
もし、こちらの都合で「この時間帯を」とリクエストしたいのなら、相手への配慮として、困難な場合の対処も盛り込むと誠意のあるメールになるかと思います。（＾＾）
投稿メールより：ｈｉｒｏさん・亜月さん
件名：メールアドレス変更の件■亜月さん
宛先：***@abc.co.jp
お世話になります。
会員番号0000000のｈｉｒｏと申します。
この度ADSLに加入し、
メールアドレスが変更になりました。
お手数ですがメールアドレスを
●●@▲▲.■■.ne.jpから
○○@△△.■■.ne.jpに
変更の程お願い致します。
件名：メールアドレス変更の件
宛先：***@abc.co.jp
会員番号00000の亜月と申します。
このたび、通信環境を変更いたしました
それに伴い、メールアドレスが変更になりましたのでご連絡させていただきます
旧メールアドレス：△△△△@c-mam.co.jp
新メールアドレス：□□□□@c-mam.co.jp
お手数をお掛けしますがお手元のアドレス帳などの変更をお願いいたします。
今回はお二方の投稿が同じ状態なので、コメントをお二方へのものとさせていただきます。(^_^)ご了承くださいませ。
「アドレスが変わる」という主なる連絡に関しては明記していますが、「いつ」「どのように」変わるのでしょうか？
もしも、日常お仕事で関わっている方でしたら、どのタイミングから使えるのか？旧アドレスはまったく使えないのか？
なども必要な情報ですね。
このような、関連事項も一緒に、しっかりと明記しておくと良いですね。
投稿メールより：Ｍ．Ｈさん
件名：メールアドレス変更しました
宛先：***@abc.co.jp
会員番号66666666 のＭ．Ｈです
この度は、メールアドレス変更のため
通知致しました。
新しいメールアドレスです
abcdefg@11.222..ne.jp
ご変更宜しくお願い致します。
メールアドレス変更の連絡、という大きな目的はこれでも大丈夫だと思います。ただ、クライアントなどはメールのやり取りを、１日数百、数千規模で行なっております。ということは、かなりの数のメールアドレスもあるということですよね？
アドレスの変更と一言で言っても、旧メールアドレスを新メールアドレスに変更するためには、検索というヒト手間があります。しかし、旧メールアドレスの情報がないという事は少々、不親切といえましょう。
前の章でもありましたように、ヘッダーに自動記載される情報は、自分で書いたものではありませんので、情報として必要なことは、必ず本文に書くようにしましょう。
あと、いつ変わるのか？ 旧メールアドレスの今後の状況は？ なども盛り込むとより親切ですね。(^^)
投稿メールより：ゆうさん
件名：メールアドレス変更のご連絡
宛先：***@abc.co.jp
キャリアマム○○様
いつもお世話になります、会員NO50000001のゆうです。
この度、以下の通りメールアドレスが変わりましたので
ご連絡申し上げます。
旧アドレス：you@b-mam.co.jp
新アドレス：you@c-mam.co.jp
ご多忙中恐れ入りますが、登録内容の変更を
お願い申し上げます。
なお、旧アドレスもしばらくは残しておきます。
ストレスの無い通信環境になりましたので
これまでよりも早いレスポンスが可能です。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
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ゆう
you@abc.co.jp
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かなり、丁寧なメールですね。(^^)ただ一点、「いつから」新アドレスが稼動するのか、しているのか、という部分も盛り込むと完璧に近いといえるでしょう。
課題に対する解答として、１つアドバイスです。たしかに、すべて整ってから連絡するのが普通だと思いますが、お仕事の最中であれば、事前連絡ということもありえます。先述の情報を盛り込むことで、そのあたりもはっきりして、より良い課題提出となるでしょう。
