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美文講座

挨拶メール

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仕事を始める前にまずはお世話になる方々に軽く挨拶をしておきましょう。
仕事の内容によってはグループワークなどもありますので、作業を円滑にする上でも重要です。クライアントだけでなくグループワークの際は同僚への挨拶も欠かさずに。お互いにいざという時の協力体勢を作っておきましょう。

ただし、開始当初はお互いの連絡先などは不明です。クライアントやマネージャー的な取りまとめ者のアナウンスを待ちましょう。この時点で複数配信によりメールアドレスなどが判ればお互いの挨拶も構わないということです。

ここでもう一つ注意したいのが"同時"に"すべての方"に"同じ挨拶"が行き渡るように配慮すること。中には見知った方もいて違う内容にしたいところですが、 お互いに足並みを揃えてスタートする意味でも、最初のご挨拶は、同じメールを送るほうが印象が良いですね。


mail-1.png メール その1

いつどこで迷惑やお世話をかけるかわかりません。
取りかかる前に関係者へご挨拶をしておきましょう。
以下のメールを見てどう思いますか?あなたならどう書きますか?

件名:よろしくお願いいたします
TO:abc@def.co.jp
CC:bcd@efg.co.jp,cde@fgh.co.jp

これから○○製作でお世話になる美文です。
どうぞよろしくお願いします。
メル子さん、またよろしくね♪
--
美文 花子

その1:誰とどのような関わりを持つかを整理しましょう。
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×あて先・CCの使い方に失礼がある。
×全体メール内で個人宛ての発言がある。

つまり、"関わる人全員に対しての挨拶"と思えないメールとなってしまいます。
あて先(TO)にアドレスがある人には挨拶している事になりますが、CCになっている人には、CCの意味合いによって「あなたへの挨拶ではない」と言っているようなものです。
また、「メル子さん」に対してだけ、特別な発言があります。
CCにアドレスがある方にとっても、メル子さん以外の方にとっても、疎外感を与えることになりますので注意しましょう。


mail-1.png メール その2

挨拶と同時に今回の仕事上、どんな立場であるかを伝えましょう。
以下のメールを見てどう思いますか?あなたならどう書きますか?

件名:よろしくお願いいたします
宛先:abc@def.co.jp,bcd@efg.co.jp,cde@fgh.co.jp

これから○○製作でお世話になる美文です。
どうぞよろしくお願いします。
#みんな同じ作業をするんですよね?
#家にいないから頑張らなきゃ!
--
美文 花子

その2:自分のポジションと状況を伝えましょう。
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×○○制作における、自分の作業部分を提示していない。
×不在をほのめかしているが具体的でない。

つまり、先方が不安になるようなメールに感じます。
特にクライアントにとっては問題ですよね。(苦笑)

お仕事では、流れ作業的に部分部分の作業を担当したり、各工程による分割作業で行なわれることがあります。製作者と検品者というのもその一例ですが、決して同じ作業とは言えません。
ですからより見知ってもらうために何の作業をするのかをきちんと伝えておけば、 例えば質問や手助けが欲しい時もスピーディな対応を受けられるでしょう。
また、おおむねの作業時間帯や、定期的な不在時間を知らせておけば、クライアントをはじめとし、このお仕事の関係者全員にとり、いざという時の判断材料にもなります。配慮ある姿勢も必要となりますね。
例えばパートをされている方は、「11:00〜2:00は外勤のため不在となります」と事前連絡することにより、昼間にクライアントが連絡を入れ、その返事待ちをしている場合でも、先方はやきもきと待たずに済むということです。


mail-1.png メール その3

いよいよお仕事開始っ♪あれあれ?ご挨拶をするのはよいけれど...
お仕事のメールですから簡潔明瞭に!。
以下のメールを見てどう思いますか?あなたならどう書きますか?

件名:よろしくお願いいたします
宛先:abc@def.co.jp,bcd@efg.co.jp,cde@fgh.co.jp

これから○○製作でお世話になる美文です。
どうぞよろしくお願いします。
みんな同じ作業をするんですよね?
それとも違うのですか?
私は入力をするんですけど、それ以外の人っているのかしら...
なんにしても家にいないから頑張らなきゃ!
あ、といっても毎日1時間ばかり用事で出るくらいなんです。
だから、残りは家の事とお仕事に時間が割けます。
でも、いままでやった事がないから時間がかかりますよね。
頑張って早くなれるようにしますのでどうぞよろしくお願いします。
--
美文 花子

その3:なるべく簡潔になるよう心がけましょう。
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×誰に宛てているのかがわからない。
×文面が私信や独り言のように受け取れる。

つまり友達同士のメールのようで、お仕事に対する姿勢がなってないといわれても仕方がない、といえるでしょう。
確かに「毎日1時間外出」とありますが、この文面では"情報伝達"ではなく四方山話の流れ、とでもいいましょうか、おしゃべりにしか見えません。
それに「他の時間は家事と仕事に割ける」といってもどのようなウェイト配分なのかによって大きく状況も変わってきます。
ビジネスですから端的に判りやすいものにしたいですね。


mail-1.png メール その4

業務で連絡などが必要と予想されるなら連絡先も記載しておくようにしましょう。
以下のメールを見てどう思いますか?あなたならどう書きますか?

件名:よろしくお願いいたします
宛先:abc@def.co.jp,bcd@efg.co.jp,cde@fgh.co.jp

これから○○製作でお世話になる美文です。
どうぞよろしくお願いします。
作業は構成の部分を担当いたします。
作業時間帯は、日中の外出が多いため深夜作業がほとんどです。
大抵は2時くらいまで起きております。
入力部分などでレイアウトとの絡みもあるでしょうから
何かありましたら連絡をください。
--
美文 花子

その4:必要な連絡手段を明記しましょう。
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作業体勢などの情報が的確に記載されている。
×連絡先が文面では確認できない。

つまり、「連絡してもよい」と言いつつも不親切なメールと言えます。
メールの上部に自動記載される
======
Subject:Re: ●美文@4月度ご挨拶●
Date:Sun, 1Apr 2002 14:08:35 +0900
From:"キャリア・マム御中" <****@abc.co.jp>
To:"abcさん"
CC: "cdeさん"
======
この部分に関しては文面ではありません。
もしも参照してほしいなら「このメールのアドレスにおねがいします」と一言添えるとよいでしょう。
しかし、一番判りやすいのは、末筆に連絡先を明記することです。
ただし、すでにやり取りをしていて、なおかつ業務連絡などの場合、シグネチャにメールアドレスなどがあれば、そこを参照することができますね。
最後に、TEL/FAX、携帯番号などは必要な人にだけお知らせする方が安全の意味でも良いと思います。

挨拶メールのポイント
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ポイント1:誰とどのような関わりを持つかを整理しましょう。
ポイント2:自分のポジションと状況を伝えましょう。
ポイント3:なるべく簡潔になるよう心がけましょう。
ポイント4:必要な連絡手段を明記しましょう。

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