質問メール

美文講座

さて、仕様書を読んで、、ふむふむ・・・あれっ、これどうするの？
質問しなきゃ！　でも、どう書くの？！
まずは、自分が聞きたいことがわからなければ始まりません。どれだけ、どんな疑問があるのかを書き出してみましょう。

メールその１【質問を書き出してみる】

以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

件名：●△△製作の件●

お世話になります。美文です。
質問ですが、仕様書の２ページ目がどういう意味なのかよくわかりません。
また、納品はCD-ROMでとなってましたが、CD-ROMってなんですか？
よろしくお願いします。
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美文花子

その１：質問を書き出してみましょう。

×このメールだけでは、何がわからないのか伝わらない。
×自分で調べられることも聞いている。

つまり、このメールでは2ページ目のどこの部分の、何を質問したいのかがわかりませんね。
また、CD-ROMなどの用語は辞書などで簡単に調べられるものです。
まずは、自分で調べてわからなければ聞くようにしましょう。
反対に、仕様などに関しては勝手な判断は禁物です。少しでも不安があれば確認しなくてはいけません。
質問して確認するべきことは何か、自分で調べることは何か、書き出しながら振り分けましょう。

メールその２【的確に質問する】

要領の得ない文面では結局、質問にも答えてもらえません。
ポイントを押さえた質問をしてみましょう。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

件名：質問があります

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の件で質問があります。
仕様書にあるカッコ書きの件ですが、いろんなカッコが混ざっているのでどう使い分けて良いかわかりません。そのあたりの規則もあるのかな、、と思うのですが。。。それから、納品はメールでということですが、複数ファイルにわたる時は全部出来上がってから、一度に送った方がいいのでしょうか？それともできる度に送る方が？もうひとつは、納期日程ですが、すべてが最終納期に間に合えばよいのかどうかわかりません。
よろしくお願い致します。
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美文花子

その２：的確に聞きましょう。

×この件名では何の件かがわからない。
×内容を分ける事ができるのに段落分けされていない。
×文末を濁した表現はポイントがぼやける。

つまり、このメールではどの部分の質問か、はわかるのですが、何が聞きたいのか？がわかりません。「、、、」「。。。」と途中で濁した表現はポイントをぼやけさせるだけですから、文末まできちんと書くようにしましょう。
また、段落がなく、一気に書かれているので非常に見づらいです。これでは読み疲れてしまってポイントが何なのかわからなくなってしまいます。

メールその３【項目に分ける】

質問がたくさんあると、何から聞くべきか悩みますよね。
一度、整理をしてみましょう。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

件名：質問があります

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の件で質問があります。
★仕様書にあるカッコ書きの件ですが、いろんなカッコが混ざっているのでどう使い分けてよいかわかりません。そのあたりの規則などあるのでしょうか？
★納品はメールでということですが、複数ファイルにわたる時は全部出来上がってから、一度に送った方がいいのでしょうか？それともできる度に送る方がいいのでしょうか？
★納期日程ですが、すべてが最終納期に間に合えばよいのでしょうか？それとも各ファイル分に納期が設定されているのでしょうか？
★メールがいつも、ＣＣで会社のスタッフにもおくられているようですが、それは、どんなメールでも必要なんですか？　なぜ、ＣＣにいれているんでしょうか？意味があるのでしょうか。
★圧縮して納品と指定されていますが、それはどうしても.lzhでないといけませんか？いつも.zipを使っているのですが、いけませんか？　.ｌｚｈ対応のソフトは必要ですか？
★・・・・・・・
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よろしくお願い致します。
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美文花子

その３：項目に分けましょう。

×項目には分けられているが、質問ばかりで自分で解決する気持ちが見えてこない。
×列記だけでは、素気ない文面で感情が読めない。

つまり、一見、すっきりと箇条書きにしてあり、わかりやすいメールのように感じられますが、反面、文句を言っているように感じられる文面です。
これでは「投げ出した」と受け取られる可能性があるメールといえるでしょう。無責任な人、と思われても仕方なく、かなりイメージダウンにつながります。
そのような意図がないのであれば、「項目」をつけたり、「自分なりの解決策」を提案したりすると、好感のもてる文章になるでしょう。

メールその４【期日や緊急度などを明記する】

件名：質問があります

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作で質問が３件あります。
★カッコ書き：各種カッコの使用があるが、規則などはあるのか？
★納品：複数ファイルにわたる場合、一括納品の方がよいのか、それともその都度納品する方がよいか？
★納期日程：すべてが最終納期に間に合えばよいか？　それとも各ファイルごとに納期が設定されているのか？
以上、よろしくお願い致します。
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美文花子

その４：期日や緊急度などを明記しましょう。

×いつまでに回答が必要なのかがわからない。

つまり、「回答はいつでもよいから」と解釈されても仕方がないかもしれません。
せっかくここまでわかりやすく丁寧に書けたのですから、もうひとつ「いつ頃までに必要か？」など緊急度合いを追記しておきましょう。
ただし、この緊急度合いは自分本位のものですから、クライアントなどが後でよいと判断したり、この事項よりも緊急を要する対処があればそちらを優先する事でしょう。決して無理強いするためのものではありません。