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美文講座

報告メール

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仕事もそろそろ軌道に乗ってきたし、経過報告もしなくちゃね♪
でも、どう報告すればいいの?
まずは、報告する内容を書き出してみましょう。報告が必要なもの、不必要なものに分けないと報告の意味がありませんものね。


mail-1.png メール その1【報告する内容を書き出してみ】

以下のメールを見てどう思いますか?あなたならどう書きますか?

件名:報告

お世話になります。美文です。
今のところ、順調に進んでいます。
この分だと大丈夫です。
今後とも、よろしくお願いします。
--
美文花子

その1:報告する内容を書き出してみましょう。
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×件名で何の仕事についての報告かがわからない。
×何がどこまで進んでいるのかが、わからない。
×何をもって、大丈夫だと言えるのかがわからない。

つまり、このメールでは報告自体がまったくなされていないと言っても過言ではないでしょう。
まずは、5W2H(When(いつ)/Who(誰が)/What(何を)/Where(どこで)/Why(なぜ)/How(どのように)/How many(いくつ)※本来はHow much(いくら))を基本に何をどのように伝えていけばよいかを整理しましょう。
ただし、出来事すべてを報告しては、無駄のある報告になってしまいます。
報告の必要なものをチョイスして、スマートな報告を心がけましょう。


mail-1.png メール その2【緊急度に分類する】

報告の中には、早く対処しなければならないものもあります。
緊急度の順位をつけましょう。
以下のメールを見てどう思いますか?あなたならどう書きますか?

件名:<報告>●△△製作の件●

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の作業報告です。
現在、5章まで終わりましたが
3章で数行かすれて見えない箇所について
確認をしなければならないことがあり
その部分はまだやってません。
文字もチョコチョコ見えない部分があるのでおいてます。
あと最初に、ざっと全部に目を通したのですが、
最終章の原稿が見当たりませんでした。
以上、よろしくお願い致します。
--
美文花子

その2:緊急度で分類しましょう。
bibun2-2.png

×だらだらと書かれているため分かりにくい。
×重要な事項などが最後の方に書かれていて、後回しになっている。

つまり、このメールでは不都合があったことは分かりますが、重要で緊急度の高いものは何なのか? その対応を求めているのか? などが分かりにくくなっています。
手配や対処をしてもらわなければならない事は、自分だけでは解決できないし、また後回しにすることで取り返しがつかない場合もあります。これらは、報告の緊急度を高く設定し、できれば早めの報告をした方がよさそうですね。


mail-1.png メール その3【見やすく工夫する】

報告も相手への配慮として見やすく工夫しましょう。
以下のメールを見てどう思いますか?あなたならどう書きますか?

件名:<報告>●△△製作の件●

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の作業報告です。
まず最初に、ざっと全部に目を通したのですが、
最終章の原稿が見当たりませんでした。
すみませんが、そちらにありましたらいただけませんでしょうか?
それから3章で数行かすれて見えない箇所について
確認をしなければならないことがあり
その部分はまだやってません。
全体としても文字がチョコチョコ見えない部分があるのでおいてます。
現在は5章まで終わりました。
以上、よろしくお願い致します。
--
美文花子

その3:見やすく工夫しましょう。
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×文章なので一目瞭然に問題点を把握しにくい。
×不具合報告と依頼が混ざっているのでわかりにくい。

つまり依頼や質問をしたとしても、読み落とされてしまう可能性があります。
箇条書きにするなど、一目でわかりやすいレイアウトの方が親切でしょう。


mail-1.png メール その4【今後の予定などを簡単に盛り込む】

報告と一緒に今後の予定も入れれば、より流れがわかりやすいですね。
以下のメールを見てどう思いますか?あなたならどう書きますか?

件名:<報告>●△△製作の件●

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の作業報告です。
★確認したところ、最終章の原稿が見当たらない。
(そちらにありましたらいただけませんでしょうか?)

●5章まで作業終了
ただし、
 ・3章で数行かすれて見えない部分の確認のため手付かず
 ・全体として文字の見えない部分は手付かず
以上、よろしくお願い致します。
--
美文花子

その4:今後の予定などを簡単に盛り込みましょう。
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×問題部分の処理をどうするのか、今後の予定がみえない。

つまり、今までのことはわかっても、これからどのように作業を進めていく予定なのかがみえないメールです。いわゆる進捗報告とは、現在までとこれからの作業(予定)報告をしてはじめて、進捗報告と言えるのではないでしょうか。
手付かずの部分について、どう対応する予定ですか? 納期に間に合うのかどうか、また、原稿の質が悪いことが原因なら早めの連絡と作業についての相談が必要ですね。
また、原稿の確認が遅れたことは、できれば謝罪の気持ちを表したほうがよいでしょう。

報告メールのポイント
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ポイント1:報告する内容を書き出してみましょう。
ポイント2:緊急度で分類しましょう。
ポイント3:見やすく工夫しましょう。
ポイント4:今後の予定などを簡単に盛り込みましょう。

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