相談メール

美文講座

あぁ〜〜納期に間に合わないかも！！　これってどうすれば...。
うーんと、まず整理して、きれいに書いて...
ちょっと待って、そうしている間に時間が経ってしまいますよ！

【わかった時点で相談する】
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

メール

件名：相談です！！！

お世話になります。美文です。
なんか、明日の納期に間に合いそうもありません！
中間地点でなんとなく、感じてはいたのですが、
こんなことではイケナイと思いますし、お恥ずかしい限りです。
ですが、どうしていいのかわかりません。
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美文花子

その１：わかった時点で相談しましょう。

×相談するタイミングが期日間際である。
×どんな状況かがまったくわからない。
×結局何を相談したいのか？が明記されていない。

つまり、このメールが届いたのは、期日間際で、非常に相手を慌てさせるメールですね。もちろん、状況やどの程度できるなどの情報がまったくわかりませんが、それ以前の問題といえるでしょう。
まずは、なんとなくでも感じた中間地点で相談を行ないましょう。かなり漠然としているのなら、今の状況報告としてあげるのでも構いません。何の情報もなければ相談された側も判断のしようがありません。焦る気持ちもわかりますが、まずは落ち着いて状況を的確に伝えましょう。

【相談事項をまとめる】
あぁ〜〜納期に間に合わないかも！！　これってどうすれば...。
とりあえず相談しよっ。
ちょっと待って、早い相談はありがたいですが、情報はある程度ないと、判断もできませんよ。

以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

メール

件名：●△△製作の件

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の件で後半に入りましたが、
納期が間に合いそうもないかと思える状況になりつつあります。
このような場合、どうしたらよいでしょう？
よろしくお願いいたします。
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美文花子

その２：相談事項をまとめましょう。

×わりと早い時点での報告だが、状況がわからない。
×相談したいことがわからない。

つまり、このメールでは、確かに「どうしたらよいでしょう？」とありますが、相談ごとなのか、単にリスクを知らせてきているだけなのかがわかりませんね。
また、「納期が間に合いそうもない」ことはわかりましたが、せめて状況・状態、このあと作業できる分量などは知らせておかなければ、先方も判断やアドバイス・指示をすることができません。

【自分なりの解決策なども考える】
あぁ〜〜どっちのほうがいいのかな？　これってどうすれば...。
状況も整理したし...とりあえず、相談！！
ちょっと待って、あなたとしてはどうしようと思うのですか？

以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

メール

件名：●＜相談＞△△製作の件

会員番号00000の美文花子と申します。
△△製作の作業で、どうも納期に遅れそうな感じです。
いくつかの個所で手間取っているのですが、
どうも、同じような仕様のところで、
どうにも遅々として進まない状況です。
どのようにしたら良いでしょうか？
よろしくお願い致します。
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美文花子

その３：自分なりの解決策なども考えましょう。

×なぜ手間取るのかの理由が明記されていない。
×今後どうすればよいと思うか、記載されていない。

つまり、このメールでは、どうして？どのように？が抜けているメールと言えます。
必ず、自分がどう手間取るのか？　自分の考えはどうなのか？　どういう方法なら納期にも間に合うのか？　なども盛り込んでいきましょう。
状況を伝えることができれば、それによって、受け取った側も、納期優先になるか、やはり質を重視かの判断も的確にできるでしょう。

【相手への心配りをする】
あぁ〜〜！！　これってどうすれば...。
状況も整理したし、私としての考えも書いたし、とりあえず、相談！！
さぁ、あとは待ってるだけね。
ちょっと待って！　わからないこととはいえ、自分の仕事ですよ。

以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

メール

件名：●△△製作の件

△△製作の件で後半に入りましたが、
納期が間に合いそうもないかと思える状況になりつつあります。
現在、第９章(約半分)までは終わったのですが、
このペースで考えると、16章あたりまでが精一杯のような感じです。
となると、残り４章がどうしてもできない状況です。
つきましては、どなたかにお願いできませんでしょうか？
よろしくお願いいたします。
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美文花子

その４：相手への心配りをしましょう。