美文講座
私事による仕事中止メール
ううぅ...、仕事があるのに、できなくなりそう、
え〜ん、どうしよう...。辞めるしかないのかぁ？(涙)
しかたない、クライアントに連絡を...
ちょっと待って！！ その理由は何？
全くできないの？ それとも、一部？
まずは、支障の度合いを考えましょう。
【なぜ、どのくらいできないのかを把握しましょう】
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？
メール
件名：●△△製作の件●
お世話になります。美文です。
すみません！お仕事ができなくなりました。
ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。
--
美文花子
×理由がわからない。
×どのくらいできないのかわからない。
つまり、このメールでは、業務に支障が出る状況になったのはわかりますが、実際にどのような状況なのかが全くわかりません。
まずは、理由は何か？ どのくらいの支障があるのか？ などキチンと把握しましょう。多少、作業量を軽減しても最後までお願いしたいということもありますので、自分勝手に「支障がでた＝仕事ができない」と判断しないようにしましょう。
【現状把握をして、端的に報告する】
ううぅ...、仕事があるのに、できなくなりそう、
え〜ん、どうしよう...。辞めるしかないのかぁ？(涙)
しかたない、クライアントに連絡を...
ちょっと待って！ 今はどのくらいできてるの？
現状の報告も一緒にしましょうね。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？
メール
件名：●△△製作の件●
お世話になります。美文です。
私事で申し訳ないのですが、
家族が入院し長引きそうなため、お仕事ができなくなりました。
日夜、予断を許さず付き添うことになりますので
まったく作業の時間が取れなくなります。
つきましては、本日にてお仕事を断念したいと思います。
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美文花子
×一方的な告知であり、今後の移行に関しての配慮が無い。
×現在までの作業報告がなく、残りの負担が見えない。
つまり、このメールでは、かなり一方的で勝手なものと捉えられても仕方ないと言えます。こと私事によるものはどんな理由にせよ、責務を放棄するわけですから、キチンと残った業務に対する移行を済ませてから中止するように段取りしましょう。
もちろん、こちらの勝手である以上、決定権はクライアントにあるものですから時間が掛かる場合もあることを念頭に置きましょう。仕事を途中で辞めるからこそ、しっかりとコミュニケーションをとって、できる限りお互いの合意のもとでありたいです。
今は辞めたい、辞めざるを得ないかもしれませんが、また、戻れる環境になったときの信頼を失わずにおきたいですね。
【相手への負担や迷惑を考える】
ううぅ...、仕事があるのに、できなくなりそう、
え〜ん、どうしよう...。辞めるしかないのかぁ？(涙)
しかたない、クライアントに連絡を...
もう少し時間もあるから、あとでいっかぁ♪
ちょっと待って！ いきなり言われては対処もできませんよ。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？
メール
件名：●△△製作の件●
お世話になります。美文です。
主人の転勤(引越し)のため、お仕事ができなくなりました。
ちょっと前に内示があり、納期もその時点で１０日後ということで
急いで業務をこなしたのですがやはり間に合いませんでした。
あと、３章ほど残っておりますが、
明日をもってお仕事を断念したいと思います。
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美文花子
×早々に判っているにも拘わらず、間際の連絡である。
つまり、相手に対して全く配慮の無い勝手なメールと言えます。当人としては「最後まであがいた」という"言い訳"が立つように思うのでしょうが、これはまったくもって相手を考えていない行動であり、この行動が成り立つのは「全て問題なく納品された」時だけとなります。
したがって、「できないかもしれない」と思われるものは、感じた時点で即座に「現状と今後の予想」についての報告を行なわなければ、怠慢と思われても仕方ないでしょう。
ですから、目処が立った時点ごとに細やかな報告・連絡を入れることが大切ですね。
【対策案を提示する】
ううぅ...、仕事があるのに、できなくなりそう、
え〜ん、どうしよう...。辞めるしかないのかぁ？(涙)
しかたない、クライアントに連絡を...
えと、現状の報告を添えればいいかな。ちょっとはできそうなのだけど...。
あれれ？ できるのならばどの程度できるのですか？ 具体的に提示しましょう。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？
メール
件名：●△△製作の件●
お世話になります。美文です。
私事で申し訳ないのですが、
家族が入院し長引きそうなため、お仕事ができなくなりました。
日中、付き添うことになりますので作業の時間が少なくなります。
つきましては、本日にてお仕事を断念したいと思います。
尚、仕事はあと、最後の1章分（20ページ分）の入力を残す状況です。
よろしくお願いいたします。
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美文花子
×作業時間としては、多少余地がありそうなのに、できないという理由が無い。
つまり、「受注した際にすでに判っていた状況ではじめたのに、突然放棄したい」 と言っているように思われても仕方のないメールと言えます。
キチンと、なぜ不可能なのか？ もしも作業の余地があるのなら、どのようなスケジュールでどの程度ならできる。など対策案も報告と一緒に提示していきましょう。
もちろん、これは案に過ぎませんから、そのとおりになるわけではありません。が、自分の配慮や意欲をアピールする方法でもありますから、自分のできる範囲のことについてなどは盛り込むようにしたいですね。(^_^)
私事による仕事中止メールのポイント
ポイント１：まずは、なぜ、どのくらいできないのかを把握しましょう。
ポイント２：現状の仕事状況を把握し端的に報告しましょう。
ポイント３：相手への負担や迷惑を考えましょう。
ポイント４：考えた対策案を提示しましょう。
