請負・お断りメール

美文講座

発注と受注の関係は応募メールの段階では成立していません。
まずは受け取った旨を連絡すると共に、「お請けします(させていただきます）」と意思を明確に表しましょう。
「うれしい」などの感情を盛り込むのもよいですが、舞い上がって意思表示を忘れると、先方にとっては是非がわからず、「で、請けられるの？　ダメなの？　どっち？」と迷う結果になってしまいます。
さらに、先方から確認を入れなおすという手間をかけさせることにもなりかねません。

メールその１【仕事を請ける意思を表明する】

まずは、仕事を請ける意思があることを伝えましょう。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

件名：ありがとうございます！

メール、いただきました。ありがとうございます。（ｏ＾＾ｏ）
とってもうれしくって、大はしゃぎしてます。

その１：仕事を請ける意思を表明しましょう。

×この件名ではどんな内容のメールかわからない。
×「する・しない」が明確でない。

つまり、このメールではうれしいことはわかるので、「請けてもらえるのかな？」と推測できますが、実際に請けるか請けないかが不明確なメールとなっています。
また、このメールはうれしさのあまりか、名乗るのも忘れてますね。

メールその２【質問事項の確認】

今のうちに、わからないところは確認しておきましょう。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

件名：●△△製作の件●

会員番号00000の美文花子と申します。
メールを受け取りました。喜んでお請けいたします。
ただ、数点気になることもありますが、またの機会にうかがいます。
--
美文花子

その２：質問事項を確認しましょう。

×質問があることをほのめかしているが触れていない。
×なぜ、次回に持ち越すのか理由を述べていない。

つまり、かえって先方のほうが不安になるような印象のメールですね。
例えば、質問が技術面に及ぶちょっとした確認程度というならば、「技術面で確認したい程度なので、実際業務についてから聞きたい」など、納得のいく理由を述べましょう。
そうでない場合は、この時点で気になる点を解決するようにしましょう。
また、先方は打診の意味も含んでいますが「取り急ぎ、お受けする旨のご連絡まで申し上げます。」などと、必ずどういう主旨のメールかを明記しましょう。

メールその３【断る理由を明確にする】

今回はできなくなっちゃったぁ。。。
まだ、受発注の関係は結ばれていないとはいえ、きちんと理由を言ってお断りしましょう。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

件名：●△△製作　ごめんなさい●

美文です。
すみません、今回はできなくなりました。

その３：断る理由を明確にしましょう。

×なぜ、できないのかがわからない。
×素気ない文面で感情が読めない。

つまり「投げ出した」と取られても仕方のないメールと言えるでしょう。無責任な人、と思われても仕方なく、かなりイメージダウンするでしょう。
もしも、やむを得ない理由でお断りする場合は、「できない」だけでなく簡潔に理由も添えましょう。

メールその４【謝罪をし、次回応募のための配慮】

理由を述べてお断りするだけでなく、今後も気持ちのいいお付き合いができるよう配慮しましょう。
以下のメールを見てどう思いますか？あなたならどう書きますか？

件名：●△△製作の件●

お世話になります、美文と申します。
△△製作の件ですが、私事によりお請けできません。
取り急ぎ、お知らせいたします。

その４：謝罪をし、次回応募のためにフォローをしておきましょう。

×手数をかけた事などに対し謝罪の意思が見られない。
×今後、仕事をしたいのかどうかが、わからない。

つまり、一方的な「拒否」という印象を与えてしまう可能性があり、「もう、付き合う気はない！」と取られても仕方のないメールと言えるでしょう。
二度と仕事が回ってこなくても仕方がないといえます。
たとえ、今後お付き合いしたくないと思ったとしても、どこでどうお世話になるかわかりません。「せっかくのお誘いをお断りする」ととらえ、丁重にお断りしましょう。
もちろん、今後もお付き合いしたい場合は、次回のお声がけをお願いするなどのアピールがあるといいですね。